Hoe jij je sterk gaat voelen bij elk telefoongesprek

Om te beginnen drie telefoon-smoezen:
“Ik heb niet opgenomen, want ik herkende het telefoonnummer niet.”
“Ik moet eerst mijn spullen erbij zoeken.”
“Dat telefoontje kan morgen ook wel, toch?”

De telefoon is een machtig gereedschap in het zakelijke verkeer. Je kunt honderden kilometers overbruggen en met iemand spreken alsof die naast je zit. Tegelijkertijd is de telefoon een object van grote afkeer. Want hoewel een mens over veel mogelijkheden beschikt, ben je met telefonie aangewezen op slechts twee functies: horen en spreken. Kortom, een telefoongesprek ga je gewoonlijk ‘blind’ in.

Je ziet niet waar een ander mee bezig is of waar die zich bevindt. Een blik van verstandhouding uitwisselen is niet mogelijk. Je pijnigt je hersenen om je een beeld te vormen van het gezicht van de ander. Was je vorige contact plezierig of had je iets recht te breien? Wat zei je collega ook alweer over deze relatie? Je bijt op je lip. De beperkingen van de telefoon maken je onzeker.

Je grijpt naar lapmiddelen als: “Heeft u even een momentje?”, “Ik zal het even navragen”, “Helaas kan ik dit niet beantwoorden, maar morgen is mijn collega er weer.” En de ergste van allemaal: “Hallo, bent u daar nog? Ik hoor u slecht. De lijn kraakt. Pardon, de lijn kraakt…” en je verbreekt de verbinding. Pfff.

Telefoon-stress is van alledag. Tenzij je ervoor zorgt dat je direct toegang hebt tot al je relatiegegevens. Je weet precies wie je aan de lijn hebt, je kent de contacthistorie en offertes pak je er snel bij. Bel je handsfree, dan bel je extra gemakkelijk. Met een headset voel je je vrijer. Je maakt gemakkelijker armgebaren en hoewel de ontvanger die niet ziet, werkt het effect daarvan wel door in je stem. Met twee handen kun je meer dan met één.

Om telefoon-stress om te zetten in telefoon-sterkte heb je het volgende nodig: een degelijk CRM-systeem, waarin alle relatiegegevens centraal zijn opgeslagen. Met al je collega’s werk je binnen dit systeem. Er zijn geen briefjes of memo’s die rondslingeren, geen appjes of mails met informatie kun je over het hoofd zou kunnen zien. Zoals gezegd: alles staat in één en hetzelfde systeem. In ons geval heet dat systeem Teamleader. Wij zijn er enthousiast over, net als de 12.000 andere gebruikers. En ja, wij geven je het twee weken gratis op proef!

Oké, een CRM-systeem als Teamleader heb je dus nodig. Daaraan koppel je een telefoonsysteem dat functioneert op basis van VoIP. Zodra de telefoon overgaat zie je direct om wie het gaat en welke gegevens van toepassing zijn. Die krijg je allemaal in je schoot geworpen! Je hebt alle gegevens direct bij de hand. Dat geeft je vertrouwen. Ook bij uitgaande mails heb je alles onder controle. Wel fijn als een dergelijke configuratie werkt op zowel Windows als MacOs. En dat doet het. 

Met deze koppeling handel je alles meteen af. Je verslag noteer je direct in Teamleader. Je informeert je collega’s en plant de vervolgstappen in. Wil je meer weten over deze versneller van al je telefoonverkeer? Bel René Brouwer voor praktische antwoorden op al je vragen: 038 - 200 15 00.

 

teamleader dagelykscommunicatie